Nehmen Sie ihr Archiv mit in das Home-Office

30. März 2021

Im Mittelpunkt des DMS steht ein digitales Archiv, als zentrale Plattform für unternehmensweites Informations- und Wissensmanagement. Sage 100 DMS und Sage 50 Handwerk DMS sind die Lösungen für effizientere Ablage- und Suchprozesse im gesamten Unternehmen und steht jedem Sage Arbeitsplatz auch im Home-Office zur Verfügung.

Was bedeutet digitale Archivierung?

Digitale Archivierung bezeichnet in erster Linie die Aufbewahrung von Daten und Informationen auf elektronische Weise. Dazu bedarf es eines digitalen Archivierungssystems, das häufig einen Teil der Software für Dokumentenmanagement darstellt. In der Regel gibt es drei verschiedene Formen der digitalen Archivierung:

• Die elektronische Dokumentenarchivierung bezeichnet die langfristige, sichere, digitale und unveränderliche Verwahrung von Daten und Informationen in elektronischer Form, die sich jederzeit reproduzieren lassen.
• Die elektronische Langzeitarchivierung stellt dasselbe wie die elektronische Archivierung dar. Die einzige Besonderheit ist hier, dass sich die Daten mehr als zehn Jahre aufbewahren lassen. Es ist als alternative Maßnahme zu kurz- und mittelfristigen Back-ups bzw. der Kurzzeitarchivierung entstanden.
• Die revisionssichere elektronische Archivierung folgt den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und des GoBD und gilt für kaufmännische und steuerrechtliche Dokumente. Die meisten Unternehmen müssen die darin aufgeführten Richtlinien befolgen – insbesondere die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren.

Mehr als nur Ablage – was ein DMS alles kann

Ein DMS ist das Informationszentrum eines Unternehmens. Es erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art. Es bietet eine Versionskontrolle: Es ist nachvollziehbar, wann welches Dokument von wem geändert wurde, und gesetzliche Anforderungen sind damit erfüllt. Sie erhalten damit eine zentrale, einheitlich strukturierte und vollständige Dokumentenverwaltung. Die benötigten Informationen sind schnell digital gefunden. Die Aufwände für Suchen, Ausheften, erneutes Abheften und evtl. Kopien entfallen.

Wenn es darum geht, Dokumente schnell wiederzufinden, ziehen DMS an Papierablage und geschachtelten Dateiverzeichnissen auf Unternehmenslaufwerken vorbei.

Den vollständigen Artikel finden Sie hier:

https://www.sage.com/de-de/dokumentenmanagement/